AksaraKaltim – Anggapan bahwa arsip identik dengan tumpukan kertas membuktikan masih sedikitnya kesadaran masyarakat akan pentingnya pengarsipan keluarga.
Arsip keluarga merupakan kumpulan dokumen penting diri. Tentu hal ini harus dikelola dengan baik dan benar. Tujuannya untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri
Adapun arsip keluarga yang dimaksud seperti, Kartu Keluarga (KK), KTP, Ijazah, buku nikah dan lainnya.
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang, Hapidah mengatakan pada umumnya arsip keluarga yang sering kali tercecer seperti ijazah. Oleh karena dalam tiga tahun terakhir DPK, khususnya bidang arsip gencar melakukan sosialisasi ditingkat kelurahan.
Yang menjadi sasaran utama sosialisasi adalah kelurahan yang memiliki wilayah di kawasan pesisir Kota Bontang. Seperti Malahing, Tihi-tihi dan lainnya.
Kata dia, meski sosaialisasi yang mereka lakukan belum sepenuhnya dilakukan kepada warga Bontang. Karena memang yang menjadi sasaran utama adalah warga pesisir.
“Sasaran utama kami adalah kelurahan yang memiliki, warga yang tinggal di pesisir,” ujarnya saat ditemui diruang kerjanya belum lama ini. Rabu (24/5/2023).
Pentingnya melakukan pengelolaan arsip keluarga dengan baik dan benar. Tentu akan memudahkan bagi warga untuk menemukan berkas-berkas penting. Ketika terjadi suatu hal yang tidak diinginkan. Semisal seperti banjir, kebakaran dan hal tidak terduga lainnya.
“Jadi orang tua bisa menyelamatkan arsip keluarga seperti ijazah anak-anaknya,” kata dia.
Dari informasi yang dihimpun, berikut beberapa cara mudah untuk menjaga arsip keluarga, adalah sebagai berikut.
-Memisahkan dokumen
Pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Sehingga ketika memerlukan bisa ditemukan dengan mudah.
-Tidak melaminating dokumen.
Karena dengan melaminating berkas, maka tulisan pada dokumen akan melekat pada plastik laminating.
-Lakukan duplikat dokumen
Foto copy semua berkas asli anda. Tujuannya ketika terjadi hal tidak diinginkan anda masih memiliki duplikatnya.
-Menyimpan dokumen
Simpan semua dokumen asli ditempat yang tidak mudah diketahui orang lain. Jauhkan dari tempat yang lembab atau mudah terbakar. Kemudian bungkus dengan map yang memiliki sekat agar berkas tidak saling merekat.
-Pengecekan dokumen
Lakukan pengecekan berkala terhadap dokumen anda. Kemudian bersijkan secara rutin Agar tidak terjadi kerusakan. (Adv)
