AksaraKaltim – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang, Retno Febriaryanti mengatakan pemusnahan arsip diperbolehkan dan biasanya dilakukan secara berkala. Tergantung Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan diperkuat terbitnya Peraturan Wali Kota Bontang (Perwali).
Tapi, dijelaskan Retno, tidak semua arsip akan dimusnahkan. Ada pula dokumen yang disimpan sebagai pegangan. Sehingga, jika sewaktu-waktu diperlukan masih ada pegangan.
“Tergantung JRA. Misal, dokumen ini sudah melewati tahun sudah bisa dimusnahkan. Tapi, yang dimusnahkan paling 50 persennya” kata Retno.
Dipaparkan Retno, idealnya pemusnahan arsip dilakukan setiap tahun. Tetapi setiap dokumen memiliki tenggat usia pemusnahan berbeda-beda.
Untuk masa penentuan pemusnahan yang mengacu pada JRA, merupakan kebijakan pemerintah masing-masing daerah.
“Untuk menentukan JRA mengacu sesuai SOP Arsip Nasional Indonesia,” kata dia.
Sekedar diketahui, berdasarkan informasi yang dihimpun dari berbagai sumber. Ada tiga cara melakukan pemusnahan arsip. Yaitu dengan dilakukan pembakaran atau kremasi arsip, pembuburan dan pemberian bahan kimia.
Tujuan pemusnahan arsip adalah efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.
Pemusnahan arsip wajib mengacu kepada UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, berikut adalah arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pertama, tidak memiliki nilai guna,
telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, ketiga
tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. Dan terakhir tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (Adv)
