AksaraKaltim – Keseragaman administrasi menjadi salah satu syarat utama terciptanya birokrasi yang efektif dan akuntabel. Untuk itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang terus mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) menerapkan instrumen pengelolaan arsip dinamis sesuai ketentuan nasional.
Upaya tersebut merupakan implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan yang mengatur standar pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan bahwa sistem administrasi yang terstandar akan mempermudah proses pelayanan publik sekaligus meningkatkan efisiensi kerja aparatur.
“Melalui berbagai kegiatan pembinaan dan sosialisasi, DPK berupaya menyamakan persepsi seluruh instansi agar pengelolaan arsip tidak lagi dilakukan dengan metode yang berbeda-beda,” ujarnya, Senin (8/6/2026).
Menurut Retno, terdapat empat instrumen utama yang wajib diterapkan oleh seluruh instansi pemerintah, yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, serta jadwal retensi arsip (JRA).
“Instrumen itu merupakan amanat tegas Pasal 32 ayat 3 PP 28 Tahun 2012. Seluruh instansi di Bontang wajib mengadopsi instrumen ini agar tercipta keselarasan kerja yang rapi dan terukur,” jelasnya.
Retno menerangkan, bahwa tata naskah dinas berfungsi sebagai pedoman penyusunan surat dan dokumen resmi agar memiliki format yang seragam. Klasifikasi arsip digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan fungsi organisasi sehingga lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Sementara itu, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis mengatur tingkat kerahasiaan dokumen serta pihak yang berwenang mengaksesnya. Adapun JRA menjadi pedoman mengenai masa simpan arsip sebelum dimusnahkan atau ditetapkan sebagai arsip permanen. Sehingga, penerapan instrumen tersebut akan memberikan dampak signifikan terhadap efektivitas kerja organisasi.
“Sering kali waktu terbuang hanya untuk mencari dokumen yang sebenarnya pernah dibuat. Dengan sistem klasifikasi yang baik, arsip dapat ditemukan lebih cepat sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif,” bebernya.
Selain memperkuat regulasi, DPK Bontang juga menaruh perhatian pada peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan.
Menurutnya, pengelolaan arsip merupakan fungsi strategis yang memerlukan kompetensi khusus. Karena itu, ia berharap seluruh instansi mampu menempatkan personel yang memahami prinsip-prinsip kearsipan dan mampu menerapkan standar nasional dalam pengelolaan dokumen.
“Sehingga tercipta sistem administrasi pemerintahan yang lebih tertib, modern, dan mampu mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan tepat,” tandasnya.
