AksaraKaltim – Rekam jejak masa lalu sering kali dipandang sebelah mata. Banyak yang menganggap dokumen tua, lembaran kertas kusam, atau foto-foto jadul tak lagi relevan dengan kehidupan modern. Padahal, di balik lembaran yang berdebu itu, tersimpan potongan nilai sejarah hingga benteng pertahanan hukum yang amat krusial.
Pentingnya penyelamatan memori kolektif inilah yang terus diperjuangkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti mengatakan lewat Inovasi Akuisisi Arsip Berkelanjutan Melalui Gerakan Kolaborasi (AKSELERASI), salah satu cara DPK Bontang penyelamatan memori Kota Bontang. Arsip kini tak lagi sekadar menyimpan kertas di dalam lemari tua, melainkan sebuah proses yang terstruktur dan modern.
Penyelamatan arsip tersebut mencakup berbagai tingkatan, mulai dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD), kelurahan, hingga milik perorangan. Setiap dokumen yang masuk kategori arsip statis dipastikan melewati proses digitalisasi. Jika berbentuk fisik seperti kertas atau foto, dokumen akan dipindai (scan), sementara dokumen digital diperbanyak salinannya (backup copy) demi menjamin keamanan jangka panjang.
Namun, jalan menuju kesadaran kearsipan ideal bukanlah tanpa kerikil. Retno Febriaryanti tak menampik bahwa tantangan terbesar yang kerap dihadapi di lapangan adalah minimnya kepedulian dan pengetahuan, bahkan hingga tingkat OPD dalam mengelola arsip. Selain itu, pemahaman untuk memilah antara arsip yang memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan arsip statis juga masih terbilang rendah.
“Tidak menutup kemungkinan, arsip dalam bentuk dokumen maupun foto suatu hari di masa depan bisa sangat dibutuhkan. Bahkan, bisa menjadi penyelamat utama ketika seseorang atau lembaga berhadapan dengan kasus hukum,” tegas Retno.
Urgensi kearsipan nyatanya tak hanya berlaku bagi instansi pemerintah, tetapi juga menyentuh ranah domestik. Arsip keluarga seperti ijazah, surat tanah, hingga buku nikah merupakan aset vital yang kerap terabaikan hingga sengketa atau bencana datang menyerang.
Langkah Inovasi Akselerasi dan pendekatan yang konsisten ini perlahan mulai membuahkan hasil manis. Kesadaran yang dipupuk berujung pada capaian target akuisisi arsip daerah yang melampaui ekspektasi.
Pada tahun 2025 lalu, dari target awal 8 akuisisi arsip, DPK Bontang berhasil merealisasikan hingga 12 akuisisi. Sementara untuk tahun berjalan ini, dari delapan target yang ditetapkan, sebanyak 4 akuisisi arsip sudah berhasil diamankan di paruh awal.
Tak berhenti di situ, peningkatan kualitas pengelolaan kearsipan ini juga tecermin nyata dari lompatan nilai Pengawasan Kearsipan Kota Bontang yang sangat signifikan. Perjalanan panjang sejak tahun 2022 membuktikan komitmen tersebut, jika awalnya Bontang hanya mengantongi predikat C, pada tahun 2025 lalu kota ini berhasil melesat pesat dengan meraih nilai A (Memuaskan).
“Komitmen DPK Bontang menegaskan satu hal, merawat arsip bukan sekadar menumpuk kertas tua, melainkan cara terbaik menjaga identitas, sejarah, dan masa depan daerah,” pungkasnya.
