AksaraKaltim – Upaya melindungi aset daerah tidak hanya dilakukan melalui pengamanan fisik, tetapi juga dengan memastikan seluruh dokumen pendukung tersimpan secara baik.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang menilai arsip memiliki peran strategis dalam menjaga legalitas dan kepemilikan berbagai aset pemerintah.
Kepala DPK Kota Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan arsip merupakan bagian dari aset daerah karena menjadi bukti yang menunjukkan keberadaan suatu barang, kegiatan, maupun hak kepemilikan pemerintah.
Maka itu, setiap aset yang diperoleh melalui anggaran negara harus didukung dokumen yang lengkap agar dapat dipertanggungjawabkan secara administratif dan hukum.
“Arsip itu juga merupakan aset. Karena melalui arsip kita bisa menunjukkan bahwa suatu barang atau kegiatan benar-benar ada dan memang menjadi milik pemerintah,” ujarnya, Senin (8/6/2026) lalu.
Ia menjelaskan bahwa berbagai aset daerah, mulai dari bangunan, fasilitas publik, sarana pendidikan, koleksi perpustakaan, hingga hasil pengadaan barang pemerintah membutuhkan arsip sebagai dasar pembuktian kepemilikan.
Ketika terjadi sengketa maupun proses pemeriksaan, arsip menjadi dokumen penting yang digunakan untuk memastikan status dan legalitas suatu aset. Sebaliknya, hilangnya arsip dapat menimbulkan kesulitan bagi pemerintah dalam membuktikan hak atas aset yang dimiliki, sehingga berpotensi menimbulkan kerugian dari sisi administrasi maupun hukum.
Karena itu, DPK terus mendorong seluruh perangkat daerah memperkuat tata kelola arsip melalui pengamanan dokumen fisik serta penerapan sistem digitalisasi arsip.
“Karena itu, kita terus mendorong penguatan tata kelola arsip di seluruh perangkat daerah. Selain menjaga keamanan dokumen fisik, instansi juga didorong melakukan digitalisasi arsip agar informasi penting dapat tersimpan lebih aman dan mudah ditemukan kembali,” jelas Retno.
Lebih lanjut Retno menjelaskan, transformasi menuju sistem e-arsip menjadi kebutuhan penting di era digital karena memungkinkan dokumen tersimpan secara lebih rapi, terintegrasi, dan memiliki risiko kehilangan yang lebih rendah dibandingkan metode penyimpanan konvensional.
Ia berharap, penguatan sistem arsip dapat berjalan seiring dengan upaya perlindungan aset daerah sehingga seluruh bukti kepemilikan dan penggunaan aset dapat tersedia kapan saja saat diperlukan.
“Ketika arsip tersimpan dengan baik, aset daerah juga akan lebih terlindungi. Kita bisa menunjukkan bukti kepemilikan dan penggunaan aset kapan saja dibutuhkan,” tutupnya.
