AksaraKaltim – Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan (DPK) Bontang Hapidah menjelaskan, untuk OPD yang ingin melakukan memusnahkan arsip dapat mengajukan permohonan pemusnahan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Kemudian, mereka akan mengajukan usulan pemusnahan arsip ke Wali Kota Bontang. Jika sudah mendapatkan persetujuan pimpinan daerah, maka berkas permohonan pemusnahan itu akan dikirim ke Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Selain mengajukan surat permohonan untuk memusnahkan arsip, dokumen yang akan dihancurkan tentu harus melewati penilaian Inspektorat Daerah dan Bagian Hukum.
“Ketika surat usulan itu disetujui Kepala ANRI maka pemusnahan baru bisa dilakukan,” jelas Hapidah, Senin (21/11/2022).
Namun kata Hapidah, belum tentu juga semua usulan pemusnahan arsip akan mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI.
Dari informasi yang dihimpun, sesuai peraturan Kepala ANRI nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, pada bab III terkait pemusnahan arsip di pasal 5.
Point pertama, Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
Lalu, kedua pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip. Seperti, tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Dan tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang. Serta, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Point terakhir, dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip.
“Ada juga beberapa yang tidak disetujui. Jadi tidak semua,” katanya.
Lebih jauh dijabarkan Hapidah, pemusnahan arsip ada kategori. Pertama berkas yang usianya puluhan tahun dan dokumen yang usianya di bawah 10 tahun.
Untuk arsip yang berusia 10 tahun ke atas, pemusnahan akan dilakukan oleh DPK langsung. Sedangkan dokumen yang usianya belum mencapai puluhan tahun, penghancuran dapat dilakukan oleh masing-masing OPD.
“Tapi tetap harus mendapatkan persetujuan ANRI,” tandasnya. (Adv)
