AksaraKaltim – Menumpuknya dokumen di ruang penyimpanan kerap mendorong instansi melakukan pemusnahan arsip. Namun, dalam lingkungan pemerintahan, langkah tersebut tidak dapat dilakukan secara sembarangan karena berkaitan langsung dengan aspek hukum, akuntabilitas, dan kepentingan publik.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang mengingatkan seluruh organisasi perangkat daerah agar mematuhi ketentuan yang berlaku sebelum memusnahkan arsip yang dimiliki.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, menjelaskan bahwa setiap arsip memiliki masa simpan yang telah diatur melalui Jadwal Retensi Arsip (JRA). Oleh sebab itu, tidak semua dokumen lama dapat langsung dimusnahkan.
“Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap dokumen yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, tidak dilarang oleh peraturan lain, serta tidak sedang berkaitan dengan perkara hukum yang dalam proses penyelesaian,” ujarnya, Senin (8/6/2026) lalu.
Menurut Retno, proses pemusnahan arsip harus dilakukan melalui tahapan yang jelas, mulai dari penilaian arsip, pembentukan tim penilai, hingga koordinasi dengan lembaga kearsipan daerah sebelum keputusan pemusnahan diterbitkan.
Langkah tersebut diperlukan untuk mencegah hilangnya dokumen yang masih memiliki nilai hukum, administratif, maupun historis.
“Biasanya dalam beberapa kasus, dokumen lama yang dianggap tidak penting ternyata masih diperlukan sebagai alat bukti dalam proses audit, pemeriksaan, maupun penyelesaian sengketa hukum,” bebernya.
Ia juga mengingatkan bahwa sejumlah regulasi lain masih mewajibkan penyimpanan dokumen tertentu dalam jangka waktu minimal yang telah ditentukan.
“Kami juga mengingatkan adanya kewajiban penyimpanan catatan transaksi keuangan paling singkat lima tahun bagi pihak pelapor sesuai ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010. Karena itu, setiap instansi harus benar-benar memahami aturan sebelum memusnahkan dokumen,” terangnya.
Ketentuan tersebut sejalan dengan Pasal 79 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang mengatur mekanisme pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan.
Melalui sosialisasi yang terus dilakukan, DPK Bontang berharap seluruh aparatur memahami bahwa pemusnahan arsip merupakan proses hukum yang harus dijalankan secara hati-hati dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Dengan kepatuhan terhadap prosedur yang berlaku, pemerintah daerah dapat menjaga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan sekaligus memastikan setiap dokumen penting tetap tersedia ketika dibutuhkan untuk kepentingan pelayanan publik, audit, maupun penegakan hukum,” tandasnya.
