AksaraKaltim – Pengelolaan arsip menjadi salah satu pekerjaan penting yang terus dijaga Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kota Bontang.
Tak sekadar menyimpan dokumen, penataan arsip dilakukan secara rutin untuk memastikan setiap berkas terdata, tertib, dan memiliki kejelasan tindak lanjut sesuai ketentuan yang berlaku.
Mengelola administrasi ini menjadi bagian dari rutinitas pegawai Bapenda Bontang setiap Jumat. Admin di masing-masing bidang secara berkala melakukan pendataan dan penginputan terhadap arsip yang telah memenuhi persyaratan untuk diproses lebih lanjut.
Dokumen yang telah terdata kemudian disiapkan secara bertahap dalam usulan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku. Langkah ini dilakukan untuk memastikan pengelolaan dokumen berjalan secara sistematis, sekaligus menjaga ketertiban administrasi di lingkungan organisasi perangkat daerah (OPD).
Kepala Bapenda Kota Bontang, Natalia Trisnawati, menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak boleh dipandang sebagai pekerjaan administratif semata. Penataan dokumen merupakan bagian dari tanggung jawab organisasi dalam menjaga tata kelola pemerintahan yang baik.
“Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan. Setiap berkas harus memiliki kejelasan data, status, dan pengelolaan agar mudah ditelusuri ketika dibutuhkan,” ujarnya, Jumat (25/9/2026)
Menurut Natalia, konsistensi dalam mengelola arsip menjadi hal penting. Terlebih, setiap bidang memiliki dokumen dengan karakteristik dan kebutuhan administrasi yang berbeda, sehingga diperlukan pendataan yang cermat.
“Kami ingin memastikan seluruh arsip dikelola secara tertib dan sesuai ketentuan. Karena itu, proses pendataan dan penginputan harus dilakukan dengan teliti, bukan hanya untuk memenuhi kewajiban administrasi,” jelasnya.
Ia juga menekankan bahwa proses pengusulan pemusnahan arsip harus melalui tahapan yang jelas. Dengan demikian, dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai ketentuan dapat ditindaklanjuti secara bertanggung jawab tanpa mengabaikan aturan kearsipan.
“Setiap tahapan harus mengikuti prosedur yang berlaku. Ketertiban administrasi menjadi tanggung jawab bersama, termasuk memastikan arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan telah melalui proses yang semestinya,” tambah Natalia.
Meski tidak selalu terlihat oleh masyarakat, pekerjaan tersebut menjadi fondasi penting dalam mendukung kelancaran administrasi Bapenda Bontang. Arsip yang tertata memudahkan pencarian dokumen, meningkatkan efisiensi kerja, serta membantu memastikan kesinambungan informasi antarbidang.
Melalui rutinitas ini, Bapenda Bontang terus membangun budaya kerja yang disiplin dan bertanggung jawab. Sebab, kualitas tata kelola pemerintahan tidak hanya tercermin dari pelayanan yang diterima masyarakat, tetapi juga dari bagaimana setiap dokumen dikelola secara rapi, transparan, dan sesuai aturan. (Adv)
