AksaraKaltim – Upaya penyelamatan arsip yang memiliki nilai sejarah di Kota Bontang masih belum menunjukkan perkembangan signifikan.
Hingga pertengahan Juni 2026, belum satu pun organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Bontang yang menyerahkan arsip statis kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang.
Kondisi tersebut bukan disebabkan minimnya pengelolaan arsip di perangkat daerah, melainkan karena belum ditemukan dokumen yang memenuhi kriteria sebagai arsip statis berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan.
Kepala Bidang Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip DPK Bontang, Eviyanti, menjelaskan arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan, nilai evidensial, maupun nilai informasi yang penting bagi pemerintah dan masyarakat. Berbeda dengan arsip aktif atau arsip yang dimusnahkan setelah habis masa retensinya, arsip statis wajib dipelihara secara permanen sebagai memori kolektif daerah.
Sementara ini, hingga 17 Juni 2026 belum ada usulan maupun pelaksanaan penyerahan arsip statis dari perangkat daerah.
“Berdasarkan hasil penilaian yang telah dilakukan, sampai saat ini belum ditemukan arsip yang memenuhi persyaratan untuk ditetapkan dan diserahkan sebagai arsip statis. Baik arsip yang berusia di bawah 10 tahun maupun yang sudah lebih dari 10 tahun, belum ada yang memenuhi kriteria tersebut,” ujarnya, Rabu (17/6/2026).
Di sisi lain, DPK Bontang tetap menjalankan fungsi pembinaan kearsipan kepada seluruh OPD. Pendampingan dilakukan mulai dari penataan arsip, penyusutan, penyusunan jadwal retensi arsip, hingga proses pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Menurut Eviyanti, pengelolaan arsip yang baik menjadi bagian penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan transparan. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi yang dapat digunakan untuk kebutuhan pelayanan publik, pengambilan kebijakan, hingga penelitian di masa mendatang.
“Arsip harus dikelola secara tertib sejak awal. Selain untuk mendukung akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, pengelolaan arsip yang baik juga memudahkan ketika data dan dokumen tersebut dibutuhkan kembali,” timpalnya.
Ia menambahkan, DPK Bontang terus membuka layanan konsultasi dan pendampingan bagi perangkat daerah yang memerlukan bantuan dalam proses pengelolaan arsip. Langkah tersebut dilakukan agar seluruh tahapan kearsipan dapat berjalan sesuai ketentuan yang berlaku.
Ke depan, DPK berharap setiap OPD semakin aktif melakukan penataan dan penyusutan arsip secara berkala. Dengan demikian, apabila terdapat dokumen yang memiliki nilai sejarah dan memenuhi persyaratan sebagai arsip statis, proses penyerahannya dapat segera dilaksanakan sehingga menjadi bagian dari khazanah arsip daerah yang tersimpan secara permanen.
“Selain menjaga memori kelembagaan pemerintah, arsip statis ini penting dalam merekam perjalanan pembangunan dan sejarah Kota Bontang untuk generasi mendatang,” tandasnya.
