AksaraKaltim – Upaya penataan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bontang terus berjalan. Sepanjang Januari hingga pertengahan Juni 2026, sebanyak 4.293 arsip dari empat organisasi perangkat daerah (OPD) telah dimusnahkan setelah dinyatakan habis masa retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna administratif maupun hukum.
Data Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang menunjukkan pemusnahan arsip tersebut dilakukan sebagai bagian dari penyusutan arsip untuk mendukung tata kelola dokumen pemerintahan yang lebih tertib dan efisien.
Kepala Bidang Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip DPK Bontang, Eviyanti, menjelaskan bahwa proses pemusnahan arsip merupakan kegiatan rutin yang harus dilakukan sesuai ketentuan kearsipan agar penyimpanan dokumen tetap terkendali.
“Dalam kurun Januari sampai 17 Juni 2026, terdapat empat OPD yang telah menyelesaikan pemusnahan arsip. Langkah ini dilakukan terhadap dokumen yang masa retensinya sudah berakhir dan tidak memiliki nilai guna lanjutan,” katanya, Rabu (17/6/2026) kemarin.
Untuk arsip dengan retensi di bawah 10 tahun, pemusnahan dilakukan oleh Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) sebanyak 147 nomor arsip, Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) sebanyak 1.007 berkas, serta Dinas Lingkungan Hidup (DLH) sebanyak 136 berkas.
Sementara itu, jumlah pemusnahan terbesar berasal dari Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana (DP3AKB) yang memusnahkan 3.003 berkas arsip dengan masa retensi lebih dari 10 tahun.
Eviyanti menegaskan bahwa setiap pemusnahan arsip wajib melalui tahapan dan persetujuan sesuai regulasi yang berlaku. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan tidak ada dokumen yang masih memiliki nilai pertanggungjawaban ikut dimusnahkan.
“Arsip merupakan bagian dari dokumen negara sehingga proses pemusnahannya harus melalui prosedur yang jelas. Karena itu, DPK terus memberikan pendampingan kepada perangkat daerah agar seluruh tahapan berjalan sesuai aturan,” timpalnya.
Menurutnya, penyusutan arsip tidak hanya bertujuan mengurangi volume penyimpanan dokumen, tetapi juga meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
Ia pun mendorong seluruh OPD untuk secara berkala melakukan penataan dan penyusutan arsip sesuai jadwal retensi yang telah ditetapkan. Dengan demikian, pengelolaan arsip pemerintahan dapat semakin profesional, efisien, dan akuntabel.
“Ketika arsip tersusun dengan baik, proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan pelayanan kepada masyarakat maupun kebutuhan administrasi pemerintahan dapat berjalan lebih efektif,” tambahnya.
