AksaraKaltim – Keberadaan arsip yang lengkap dan tertata rapi menjadi faktor penting dalam menjaga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
Karena itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang mengingatkan seluruh instansi agar tidak mengabaikan pengelolaan arsip sebagai bagian dari pertanggungjawaban penggunaan anggaran negara.
Kepala DPK Kota Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan setiap kegiatan yang menggunakan dana pemerintah wajib didukung dokumen yang dapat membuktikan bahwa kegiatan tersebut benar-benar dilaksanakan sesuai ketentuan.
Menurutnya, ketika terjadi audit, pemeriksaan, maupun dugaan penyimpangan, arsip menjadi dokumen pertama yang akan dicari oleh aparat penegak hukum maupun lembaga pengawas.
“Kalau ada penggunaan anggaran, harus ada bukti pendukungnya. Harus ada dokumen, nota, laporan kegiatan, dan dokumen lainnya yang menunjukkan bahwa kegiatan tersebut benar-benar dilaksanakan,” ujarnya, Senin (8/6/2026) lalu.
Retno menjelaskan, bahwa keterangan lisan tidak dapat menggantikan fungsi arsip sebagai alat bukti yang sah. Tanpa dokumen pendukung, suatu kegiatan akan sulit diverifikasi secara administratif maupun hukum.
Ia mencontohkan, pelaksanaan pengadaan barang maupun program pemerintah harus dilengkapi dengan arsip berupa nota pembelian, kontrak kerja sama, berita acara, laporan kegiatan, hingga dokumentasi pendukung lainnya. Dokumen-dokumen tersebut menjadi dasar untuk memastikan bahwa seluruh proses telah berjalan sesuai aturan yang berlaku.
“Sebagus apa pun penjelasan yang diberikan, kalau tidak ada arsipnya, tidak ada bukti pendukungnya, maka akan sulit dibuktikan. Arsip itulah yang menjadi dasar verifikasi,” tegasnya.
Lebih lanjut, ia mengingatkan bahwa peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan juga mengatur sanksi terhadap pihak yang sengaja menghilangkan atau memusnahkan arsip tanpa prosedur yang sah.
Karena itu, DPK terus mendorong peningkatan tata kelola arsip di seluruh perangkat daerah, termasuk melalui digitalisasi dokumen yang dinilai mampu meningkatkan keamanan penyimpanan sekaligus mempermudah proses pencarian data saat dibutuhkan.
“Pemahaman bahwa arsip merupakan bukti hukum harus terus diperkuat agar setiap penyelenggara pemerintahan dapat menjalankan tugas secara profesional, transparan, dan bertanggung jawab,” tutupnya.
